En resumen
Pide cinco bloques: identidad tributaria (RUC con la actividad correcta, certificado de cumplimiento del SRI, factura electrónica), seguridad social (certificado de no adeudar al IESS), vehículos (matrícula sin multas, revisión técnica y SPPAT por unidad), conductores (licencia profesional con puntos y certificados de manejo defensivo o CAPETRA) y operación (permiso de la ANT, pólizas, referencias y un reporte de servicios).
¿Por qué el área de compras pide una carpeta antes de ver la propuesta?
Las empresas grandes contratan con una carpeta, no con una conversación. Antes de mirar tarifas, compras revisa que el proveedor exista legalmente, pague sus impuestos, tenga a su gente asegurada y sepa hacer el trabajo. Ese proceso se llama homologación de proveedor.
En transporte de personal el filtro pesa más, porque se contrata la seguridad de los colaboradores. Una gerente de compras con la que conversamos lo resumió así: quiere ver matrículas sin multas, licencias con todos los puntos y el perfil de cada conductor. Las fichas, no el discurso.
¿Qué documentos debe tener la carpeta?
Esta lista sale de la carpeta de proveedor de 27 puntos que armamos en C.I.M para nuestros propios procesos de homologación. Seis de esos puntos son de eventos y catering y uno de artículos promocionales; los 20 restantes son los que aplican a transporte de personal, agrupados aquí en cinco bloques.
| Bloque | Documento | Qué demuestra | Cómo se verifica |
|---|---|---|---|
| Identidad | RUC con las actividades reales y el nombre comercial | Que el proveedor está registrado para hacer lo que vende | Consulta en línea en el SRI |
| Identidad | Certificado de cumplimiento tributario (SRI) | Que no tiene deudas ni declaraciones pendientes | Se descarga en SRI en línea |
| Identidad | Declaraciones de IVA y renta al día | Que su contabilidad está en orden | Declaraciones o confirmación del contador |
| Identidad | Facturación electrónica activa | Que puede emitir el comprobante que tu empresa acepta | Una factura de muestra |
| Identidad | Forma jurídica: persona natural o compañía | Qué respaldo legal tiene el contrato | RUC y, si es compañía, su constitución |
| Identidad | Certificado bancario de cuenta empresarial | Que el pago va a una cuenta a nombre del negocio | Certificado emitido por el banco |
| Identidad | Ficha de empresa de una página | Qué hace, desde cuándo, para quién y un contacto único | Documento del proveedor |
| Personal | Certificado de no adeudar al IESS | Que los aportes de su personal están al día | Se descarga en el IESS |
| Personal | Nómina de conductores afiliados | Quiénes conducen y bajo qué relación | Planilla del IESS o, si son externos, su RUC y facturas |
| Vehículos | Lista de unidades: placa, año, marca y matrícula vigente | Con qué flota real se presta el servicio | Tabla del proveedor contrastada con la matrícula |
| Vehículos | Matrícula sin multas y revisión técnica vehicular | Que cada unidad está en regla y revisada | Consulta pública en ANT o AMT por placa |
| Vehículos | SPPAT vigente por unidad | Que el seguro obligatorio está pagado | Constancia de la matrícula |
| Conductores | Licencia profesional: tipo, vigencia y puntos | Que el conductor está habilitado y sin sanciones | Consulta pública en la ANT por cédula |
| Conductores | Certificados CAPETRA y capacitaciones | Manejo defensivo, primeros auxilios, seguridad vial y gestión de riesgos | Certificado por conductor, con nombre y fecha |
| Operación | Permiso de operación de la ANT | Que el transporte comercial de pasajeros está habilitado | Título habilitante a nombre del proveedor o de su operadora |
| Operación | Póliza de responsabilidad civil o de accidentes para pasajeros | Que los pasajeros están cubiertos más allá del SPPAT | Copia de la póliza vigente |
| Operación | Reporte de servicios anonimizado | Capacidad operativa demostrable | Reporte real de un periodo, sin nombres de pasajeros |
| Prueba | Cartas de referencia comercial | Que otros clientes corporativos lo recomiendan | Carta firmada por el cliente |
Requisitos revisados a septiembre de 2026. Lo tributario, laboral y de tránsito debe validarlo tu área legal o contable.
¿Qué significa cada documento, en palabras simples?
RUC. El número con el que el negocio se identifica ante el SRI, la autoridad de impuestos. Dice quién es, qué hace y dónde está. Si la actividad registrada no tiene que ver con transporte, pide que lo actualice: se corrige en línea.
Certificados del SRI y del IESS. Los dos PDF que toda homologación pide primero. El del SRI dice que el negocio está al día con sus impuestos; el del IESS, que paga el seguro social de su gente. Se descargan en minutos.
Matrícula, revisión técnica y SPPAT. La matrícula habilita al vehículo para circular. La revisión técnica es la inspección oficial, semestral para transporte comercial. El SPPAT es el seguro obligatorio que se paga con la matrícula. Los tres se piden por unidad.
Licencia profesional y puntos. Las licencias C, D y E son profesionales. Los puntos son el saldo de la licencia y las multas los restan.
CAPETRA y manejo defensivo. El manejo defensivo es un curso de conducción preventiva, y CAPETRA es una de las certificaciones que lo incluye. En el sector petrolero es condición para operar.
Permiso de operación de la ANT. También llamado título habilitante: el permiso oficial para cobrar por transportar personas. La ANT lo otorga a compañías o cooperativas, no a personas naturales. Pregúntalo de forma directa.
Pólizas. La de responsabilidad civil cubre daños a otras personas, incluidos los pasajeros. El seguro todo riesgo cubre el vehículo: daños propios, robo y daños a terceros.
¿Qué piden además las petroleras y las operadoras de campo?
En el sector petrolero la lista crece. Las fichas de transporte del SERCOP y los pliegos públicos de EP Petroecuador piden, entre otras cosas:
- GPS en cada unidad, según la Resolución 097-DIR-2013-ANT.
- Revisión vehicular semestral, según la Resolución 017-2012-ANT.
- SPPAT actualizado y seguro todo riesgo del vehículo.
- Experiencia mínima del conductor de 2 años, demostrable con contratos, facturas o certificados.
- Sustitución de la unidad en un máximo de 24 horas si hay una avería.
- Equipo de protección personal del conductor: chaleco reflectivo, casco y guantes.
- Organigrama con un responsable de seguridad, salud y ambiente, y una política HSE con su procedimiento de viaje.
El procedimiento de viaje es el protocolo de cada traslado: ruta, horas, descansos, sin celular, velocidad y qué hacer si pasa algo.
¿Qué reportería conviene exigir, y cómo se ve una real?
La carpeta demuestra que el proveedor está en regla; el reporte, que opera. Pide uno real de un periodo cerrado, con los pasajeros anonimizados, y mira volumen, horario y trazabilidad. Este es el nuestro: 31 días de operación para una multinacional del sector petrolero.
| Indicador | Dato del periodo |
|---|---|
| Servicios ejecutados | 186 en 31 días |
| Servicios entre 00:00 y 05:00 | 25, el 13,4 % del total |
| Registro de cada servicio | Fecha, ruta, pasajero, unidad y centro de costo |
| Facturación | Una factura electrónica mensual consolidada |
El dato de la madrugada es el que más dice: es la franja en la que una empresa se queda sin plan B cuando un vuelo llega tarde. Si un proveedor dice que atiende 24/7, pídele que lo muestre con un porcentaje.
¿Cómo se usa esta lista en la práctica?
Envía la lista al proveedor en el primer contacto y pide todo en PDF, de una sola vez. Luego contrasta dos o tres documentos al azar con las consultas públicas: una placa en la ANT, una cédula para ver los puntos, el RUC en el SRI.
Pregunta de frente por lo que no aparezca, en especial el permiso de operación y las pólizas. Un proveedor que dice con claridad qué tiene y qué está en trámite es más confiable que uno que asegura que todo está en regla sin mostrar papeles.
Para ver cómo trabajamos, con tarifas por zona publicadas y este mismo reporte, revisa nuestra página de transporte ejecutivo.