Glosario del proveedor corporativo en Ecuador

Siglas y términos que aparecen en pliegos, contratos y homologaciones de proveedores en Ecuador, explicados en lenguaje simple.

Empresa y tributos

Ariba / SAP Business Network: Los sistemas en línea donde algunas multinacionales, Halliburton entre ellas, registran a sus proveedores y reciben sus facturas. Estar registrado ahí, con los datos de contacto y bancarios al día, es parte de ser proveedor de esa empresa. El registro suele ir acompañado de revisiones periódicas del desempeño del proveedor.
Carpeta de proveedor: El conjunto de documentos que un proveedor entrega cuando una empresa lo homologa: RUC, certificados del SRI y del IESS, seguros, referencias comerciales y, en transporte, las fichas de vehículos y conductores. Se entrega en PDF y de una sola vez. Lo que falta en la carpeta suele pesar más en la decisión que cualquier argumento de la propuesta.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
Ficha de empresa: Una hoja que resume qué hace la empresa, desde cuándo, para quién, qué certificaciones tiene y un solo contacto. Es el documento que el área de compras guarda en el expediente del proveedor y el que se consulta cuando alguien pregunta quién es. Si hay teléfonos o correos distintos entre la ficha y la propuesta, genera dudas.; Ver la propuesta para empresas
Homologación de proveedor: El proceso por el que una empresa revisa y aprueba a un proveedor antes de comprarle. El área de compras pide documentos, los verifica y registra al proveedor en su sistema. Primero comprueba que exista legalmente, pague sus impuestos y tenga a su gente asegurada; solo después mira precios y propuesta.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
Persona natural y compañía: Dos formas de tener un negocio. Como persona natural, el negocio está a nombre de una persona y de su cédula. Como compañía, por ejemplo una S.A.S., el negocio es una entidad aparte, con nombre y patrimonio propios. Las empresas grandes suelen preferir compañías, y los permisos de transporte de pasajeros las exigen.
Referencia comercial: Una carta firmada por un cliente actual que dice que el proveedor cumple. Para un área de compras vale más que cualquier pieza de marketing, sobre todo si viene de una empresa que audita a sus proveedores. Lo habitual es una página firmada por quien coordina el servicio en la empresa cliente.; Ver la propuesta para empresas
Régimen general: La forma habitual de pagar impuestos en Ecuador: IVA cada mes e impuesto a la renta cada año. Es distinto del RIMPE, el régimen pensado para negocios pequeños. Para un comprador corporativo, que el proveedor esté en régimen general es una señal de que factura con IVA y declara de forma regular.
RUC: El número de identificación de un negocio ante el SRI. Dice quién es, qué actividades tiene registradas y dónde está. Las empresas lo consultan en línea antes de contratar, así que conviene que la actividad registrada coincida con lo que el proveedor vende: un RUC con una actividad que no corresponde puede frenar la homologación.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
S.A.S.(Sociedad por Acciones Simplificada): La forma más rápida y barata de crear una compañía en Ecuador. Se constituye en línea y puede tener un solo socio. Es la vía que suelen elegir los negocios que empezaron como persona natural y necesitan pasar a compañía, por ejemplo para ordenar su contabilidad o cumplir los requisitos de un permiso de operación.
SERCOP / RUP: El SERCOP es el sistema de compras públicas del Estado ecuatoriano, y el RUP, el registro de proveedores del Estado. Solo aplican si se quiere vender a una entidad pública, como EP Petroecuador. Las fichas de transporte del SERCOP son además una buena referencia de lo que se exige a un transportista.
SRI(Servicio de Rentas Internas): La autoridad de impuestos de Ecuador. Emite el RUC y el certificado de cumplimiento tributario, un documento que dice que el negocio no tiene deudas ni declaraciones pendientes. Ese certificado se descarga en SRI en línea en minutos, y conviene renovarlo en cada propuesta, porque una homologación lo pide actualizado.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte

Personal y seguridad laboral

Cuestionario de precalificación HSE: El formulario que las petroleras envían al proveedor antes de contratarlo. Pregunta por cuatro bloques: liderazgo y compromiso con la seguridad, política y objetivos, organización y competencia del personal, y evaluación y gestión de riesgos. Se responde con documentos, no con declaraciones.
EPP(Equipo de protección personal): El equipo que protege al trabajador: chaleco reflectivo, casco y guantes, entre otros. Las petroleras piden que el conductor lo tenga en la unidad, según el Reglamento de Seguridad y Salud (Decreto 2393). Las fichas de transporte del SERCOP también lo incluyen entre los requisitos del proveedor.
HSE / SSA / SSO(Health, Safety, Environment · Seguridad, Salud y Ambiente · Seguridad y Salud Ocupacional): Tres siglas para lo mismo: el área de una empresa que vela por la seguridad, la salud y el ambiente. En una petrolera es la que revisa que el proveedor trabaje sin accidentes, y suele pedir que el proveedor nombre a un responsable de SSA en su organigrama.
IESS: El seguro social de Ecuador. Afiliar a un trabajador es pagar cada mes su seguro de salud y jubilación. El certificado de no adeudar dice que esos pagos están al día, y las empresas grandes lo piden en cada contrato. Algunas exigen además la planilla de empleados afiliados para aprobar cada pago.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
Política HSE: Un documento de una página en el que la empresa se compromete con la seguridad, la salud y el ambiente, y dice cómo lo pone en práctica. Lo pide todo cuestionario de precalificación de las petroleras. Muchas empresas ya trabajan con seguridad sin tenerlo por escrito; la política es la forma de demostrarlo.
Stop Work Authority: Una regla de Halliburton y de buena parte de la industria petrolera: cualquier persona puede detener un trabajo o un viaje si ve algo inseguro, sin sufrir consecuencias por hacerlo. En transporte significa que un pasajero puede pedir que el vehículo se detenga, y que el conductor debe atender ese pedido.

Transporte

ANT(Agencia Nacional de Tránsito): La entidad que emite licencias de conducir, matrículas y permisos de transporte en Ecuador. En su sistema se consultan, de forma pública, las multas de un vehículo por placa y los puntos de una licencia por cédula. Es la primera consulta que conviene hacer al revisar a un proveedor de transporte.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
GPS: El rastreador satelital instalado en el vehículo. Las petroleras lo piden en cada unidad para saber dónde está durante el servicio, y las fichas de transporte del SERCOP lo exigen según la Resolución 097-DIR-2013-ANT. Para el cliente tiene además un uso práctico: saber a qué hora llega la unidad.
Licencia profesional (tipo C, D, E): Las licencias para conducir por trabajo. La C es para taxis y vehículos livianos comerciales, la D para buses y transporte de pasajeros, y la E para camiones pesados. Los puntos son el saldo de la licencia: cada multa los resta. Una licencia vigente y con todos los puntos es lo primero que pide un comprador.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
Manejo defensivo: Un curso de conducción preventiva: enseña a anticipar los riesgos de la vía en lugar de reaccionar a ellos. CAPETRA es una de las certificaciones que lo incluye. Las petroleras no dejan operar dentro de sus áreas a conductores que no lo hayan aprobado, así que el certificado de cada conductor es parte de la carpeta.; Ver transporte ejecutivo
Modalidades de transporte: Los tipos de permiso para transportar pasajeros en Ecuador. Turismo cubre traslados de viajeros y de aeropuerto, normalmente en vans. Institucional cubre el traslado del personal de una empresa. Ejecutivo corresponde al taxi de mayor categoría. Cada modalidad tiene sus propios requisitos y su propio permiso.
Operadora: La compañía o cooperativa que tiene el permiso de operación de transporte. Un conductor con vehículo propio puede trabajar adscrito a una operadora, que es la que responde ante la ANT. Al contratar transporte de personal conviene saber con qué operadora trabaja el proveedor, si no tiene el permiso a su nombre.
Permiso de operación (título habilitante): El permiso oficial para cobrar por transportar personas o carga. Lo otorga la ANT a compañías o cooperativas, no a personas. Sin él, un vehículo particular que cobra por traslados puede ser sancionado. Las fichas de transporte del SERCOP lo piden junto con el certificado de operación.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
Procedimiento de viaje: El protocolo de cada traslado, conocido en inglés como journey management: hora de salida y llegada, ruta, descansos, prohibición del celular, velocidad y qué hacer si pasa algo. Las petroleras lo exigen para el transporte de personal, y lo piden por escrito aunque el proveedor ya lo practique.
Responsabilidad civil: La póliza que cubre los daños que el servicio cause a otras personas, incluidos los pasajeros. En transporte de personal es distinta del SPPAT y del seguro del vehículo, y es una de las pólizas que piden los pliegos de las petroleras. Una cobertura mayor a la mínima puede contar como valor agregado.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
RTV(Revisión técnica vehicular): La inspección oficial del estado del vehículo. Para uso particular es anual; para transporte comercial es semestral, según la Resolución 017-2012-ANT. El certificado de cada unidad es parte de lo que un comprador corporativo pide antes de aprobar a un proveedor de transporte.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte
Seguro todo riesgo: El seguro del vehículo que cubre daños propios, robo y daños a terceros. Las petroleras lo exigen a sus transportistas además del SPPAT, que es obligatorio pero solo cubre a las víctimas de un accidente. Se pide por unidad, con la póliza vigente, y conviene revisar que la fecha de vencimiento cubra todo el contrato.
SPPAT(Sistema Público para Pago de Accidentes de Tránsito): El seguro obligatorio de Ecuador que se paga junto con la matrícula y cubre a las víctimas de un accidente de tránsito. Como va atado a la matrícula, se pide por cada unidad. Es un piso: las empresas que auditan a sus proveedores piden además seguro todo riesgo y responsabilidad civil.; Qué documentos pedir a un proveedor de transporte

Eventos y locales

ARCSA: La agencia de control sanitario de Ecuador. Otorga el permiso para preparar y servir alimentos, que aplica al catering y a la cocina de un local de eventos, y exige carnets de manipulación de alimentos al personal que los prepara. Los clientes corporativos suelen preguntar por ambos antes de contratar un evento grande.
LUAE(Licencia Única de Actividades Económicas): El permiso del Municipio de Quito para que un local funcione. Cubre el uso de suelo, la publicidad exterior y el funcionamiento del establecimiento. Para un evento corporativo de muchas personas, el área de compras suele pedirla junto con el permiso del Cuerpo de Bomberos, que es anual.