Evento de fin de año: calendario y qué define el presupuesto por empleado

Diciembre llega con la misma pregunta en la mayoría de empresas de Quito: qué define el presupuesto por empleado para el evento de fin de año, y para cuándo hay que tenerlo resuelto. La respuesta corta es que depende del paquete elegido, el número de asistentes y el transporte del personal, que se cotiza aparte. Lo que sigue es cómo se arma ese presupuesto completo y cuándo conviene moverse para no perder la fecha.

¿Qué es el paquete Golden Noel?

El Golden Noel es el paquete navideño y de fin de año de la Quinta Las Tres Marías, pensado específicamente para empresas, no para bodas ni celebraciones familiares. Dura 7 horas de servicio, una hora más que los planes sociales de la quinta, y trae un organizador de eventos dedicado antes, durante y después de la fecha, lo que en la práctica significa un solo punto de contacto para toda la logística.

El montaje incluye una carpa central con techo transparente y una carpa exclusiva para una tarima de 6 × 8 metros, pensada para presentaciones, reconocimientos o el discurso de gerencia. Las mesas y sillas son a elección, con la silla Medallón entre las opciones, y la vajilla, cristalería y cubertería son de línea hotelera. Antes del evento hay una prueba de mobiliario y arreglos florales, y una degustación de menús, así que la empresa aprueba cómo se va a ver y qué se va a servir antes del día.

¿Qué incluye el menú y el servicio de bebidas?

El menú es de cuatro tiempos, con arroz y ají ilimitados durante el servicio. Las bebidas frías son ilimitadas durante 6 de las 7 horas, y el descorche también es ilimitado, sin cargo adicional por servirlo. Se suma un cóctel hour con accesorios, servicio e insumos, y una bebida de bienvenida por invitado, con o sin licor, según lo que decida la empresa. El personal de servicio son saloneros de etiqueta durante las 7 horas completas, con DJ profesional, amplificación e iluminación a cargo del mismo equipo.

¿Qué define el presupuesto por empleado?

El Golden Noel tiene un solo valor por persona, sin tramos según el número de asistentes, lo que simplifica el cálculo del evento en sí. A eso hay que sumarle el transporte, que se cotiza aparte según el número de vans necesarias, los puntos de salida y el horario de regreso. Estas son las variables que definen el presupuesto final para cualquier tamaño de empresa:

Variables que se cotizan juntas en una sola propuesta. El transporte no tiene tarifa fija: depende de cuántas vans hacen falta, desde qué puntos salen y a qué hora es el regreso.

Para presentar el presupuesto a gerencia con un número de referencia, lo más práctico es pedir la cotización del Golden Noel por empleado y sumarle, como línea aparte, el transporte una vez definidos los puntos de salida y el horario de regreso.

¿Por qué contratar el evento y el transporte al mismo proveedor?

El problema típico de un evento de empresa no es la comida ni la decoración: es que a las dos de la mañana haya un grupo grande de personas en un lugar fuera de la ciudad, sin cómo volver. Cuando la quinta y la flota de transporte son de la misma empresa, ese riesgo deja de ser un problema logístico de última hora y pasa a ser una línea más dentro del mismo contrato.

Las vans salen de la oficina —o de los puntos que defina la empresa si hay varias sedes— llevan al personal hasta la quinta y lo regresan a la hora acordada. Los conductores son los mismos que trasladan ejecutivos de multinacionales entre semana, con historial operativo auditable: 186 servicios de transporte ejecutivo registrados en 31 días, de los cuales el 13,4 % ocurrió entre las 00:00 y las 05:00, justo el horario en el que suele terminar un evento de fin de año. Es la franja donde más se necesita un proveedor con experiencia real en horario nocturno, no solo de día.

Además, contratar los dos servicios juntos significa un solo interlocutor para el venue, la comida, el montaje y el traslado, y una sola orden de compra con una sola factura, en lugar de tres proveedores que un área de compras tiene que homologar por separado. Si algo falla, hay un solo responsable frente a la empresa, no varios proveedores señalándose entre ellos.

¿Cuándo conviene reservar la fecha?

Octubre, noviembre y diciembre son temporada alta en todo el clúster de quintas de Puembo, no solo para eventos corporativos sino también para las últimas bodas del año. Los viernes y sábados de esos tres meses se comprometen con meses de anticipación, y una empresa que espera hasta octubre para buscar fecha suele encontrar que las mejores ya están tomadas.

Calendario orientativo de coordinación de eventos. Los porcentajes de pago siguen los términos generales de la quinta: 50 % de reserva, hasta 70 % quince días antes y 30 % restante dos días antes del evento.

La recomendación práctica para un área de recursos humanos o de servicios generales es bloquear la fecha con el anticipo apenas exista una semana tentativa, aunque el número final de asistentes todavía se esté confirmando con las distintas áreas. El número se ajusta después; la fecha, si se pierde, no vuelve a estar disponible para diciembre.

¿Qué pasa si el grupo es pequeño o si no se quiere cena de gala?

No todas las empresas quieren el formato de cena formal con carpa completa. El asado argentino con parrilla en vivo es la alternativa más informal: el asador cocina delante del equipo y conversa con ellos, con 380 gramos de proteína por persona, seis horas de servicio y montaje completo. Es el formato que más se fotografía para redes internas de la empresa, y se puede montar tanto en la quinta como en otro lugar dentro de Quito y sus valles.

Si el evento es más bien una premiación o un aniversario y se busca una decoración más elaborada que la de una parrilla, los planes sociales Memorable y Fascinante de la quinta funcionan igual para empresas, aunque sin las 7 horas ni el transporte de montaje incluidos del Golden Noel.

¿Se puede sumar merchandising al evento?

Sí, y muchas empresas lo hacen para la misma fecha. C.I.M produce merchandising corporativo contra la fecha del evento y lo entrega montado en el lugar, listo para repartir esa misma noche. Ya se ha producido para empresas como Nissan, PTC y Halliburton. Este servicio se cotiza aparte del evento y el transporte, pero puede facturarse dentro del mismo proceso de compra si la empresa lo prefiere.

¿Cómo se reserva y qué documentación se necesita?

C.I.M factura electrónicamente con RUC 1724754005001, en régimen general, y trabaja con orden de compra, lo que facilita el proceso para empresas que necesitan pasar por un área de compras o cumplir requisitos de homologación de proveedores. Al reservar, la fecha se confirma con el 50 % del valor total estimado, y ese anticipo no es reembolsable porque bloquea la fecha para cualquier otro cliente; por fuerza mayor, se reprograma según disponibilidad de la quinta.

Todos los detalles del paquete Golden Noel, sus inclusiones completas y las otras dos formas de hacer el evento de fin de año están en la página de eventos corporativos. Si tu evento es más bien una celebración familiar y quieres ver qué define el costo de una boda de 200 invitados, revisa ¿Qué define el costo de una boda para 200 invitados en Puembo?. Y si ya tienes una fecha tentativa para diciembre, escríbenos por WhatsApp para cotizar tu evento de fin de año antes de que se llenen los sábados que quedan.